|
Обновления |
|
Инструкция к приложению "Проводки по складу" |
|
ПРИЛОЖЕНИЕ “ПРОВОДКИ ПО СКЛАДУ”
Приложение "Проводки по складу" предназначено для проведения проводок в бухгалтерском учете на основании приходно-расходных документов, проведенных по складу. Это приложение позволяет настраивать типовые операции склада и увязывать их с типовыми операциями бухгалтерии.
Приложение работает только совместно с приложениями "Отпуск товара" (версии не ниже 7.05) и "Складской учет" (версии не ниже 6.6).
Для запуска приложения необходимо:
- Загрузить программу RTX-DOOR или X-DOOR.
- Вызвать пульт выполнения пользовательских приложений.
- В списке "Группа приложений" выбрать группу "Проводки".
- В списке "Приложение" выбрать "приложение Проводки по складу" и нажать кнопку "Выполнить" либо осуществить двойной щелчок левой клавишей мыши на строке "Проводки по складу". В результате на экране появится пульт, изображенный на рис.1,
Рис. 1
где:
- плоскость для работы с перечнем проводок;
- плоскость для настройки параметров типовых операций;
- плоскость для работы со списками покупателей и поставщиков.
|
3. Схема работы с приложением |
|
При формировании приходно-расходных документов к каждому из них назначается типовая операция склада с определенной корреспонденцией счетов, по которым группируется информация в отчетах по складу. При проведении документа по складу сведения по нему заносятся в приложение "Проводки по складу". Для того, чтобы в этом приложении была возможность получить данные для проведения проводок, необходимо для каждой операции склада создать типовую операцию бухгалтерии.
Внимание: Правильность заполнения данных в проводке зависит от правильности выбора операции в приходно-расходных документах.
Примерная схема работы с приложением выглядит следующим образом:
- Настройка параметров типовых операций.
- Настройка режимов работы с партнерами.
- Работа с перечнем проводок.
|
4. Настройка параметров типовых операций |
|
Настройка параметров типовых операций производится в пульте, расположенном на плоскости 2 (Настройка), рис.1. Внешний вид пульта настройки приведен на рис.2
Рис. 2
где:
- списки существующих типовых операций склада;
- поля ввода/отображения наименования типовой операции склада;
- поля ввода/отображения данных о типовой операции бухгалтерии;
- кнопка вызова списка параметров типовых проводок;
- поля ввода/отображения корреспондирующих счетов типовой операции склада;
- кнопка добавления новой типовой операции склада;
- кнопка удаления типовой операции склада;
- поле ввода/отображения содержания типовой операции бухгалтерии;
- кнопка формирования документа, содержащего перечень типовых операций склада и соответствующих им типовых операций бухгалтерии;
- кнопка для записи откорректированной типовой операции склада и/или бухгалтерии;
- списки для задания признаков проводок;
- кнопка для завершения работы с приложением.
|
|
|
4.1. Настройка типовых операций склада |
|
Приложение "Проводки по складу" позволяет выполнять настройку типовых операций склада.
Для добавления новой типовой операции необходимо:
- В поле 2 (Наименование операции), рис.2, ввести название типовой операции.
- В поля 5 (Дебет) и (Кредит), рис.2, ввести номера синтетических счетов, соответствующих данной операции.
- Нажать кнопку 6 (Добавить), рис.2. Введенная информация отобразится в списках 1, рис.2.
По внесенным типовым операциям и соответствующих им корреспондирующим счетам будут формироваться отчеты в приложении Отчеты группы приложений "Торговый склад".
Для корректировки типовой операции необходимо:
- В одном из списков 1, рис.2, выделить строку, подлежащую корректировке. В результате значения выбранной строки отобразятся в полях 2 и 5, рис.2.
- Установить курсор в нужное поле и внести изменения.
- Для записи изменений нажать кнопку 10 (Записать), рис.2.
Для удаления типовой операции необходимо:
- В одном из списков 1, рис.2, выделить строку, подлежащую удалению.
- Нажать кнопку 7 (Удалить), рис.2. Для подтверждения удаления в появившемся пульте нажать кнопку "Да", для отказа от удаления - кнопку "Нет".
|
|
|
4.2. Настройка типовых операций бухгалтерии |
|
Каждой типовой операции склада должна соответствовать типовая операция бухгалтерии. Для этого необходимо:
- В одном из списков 1, рис.2, выделить строку, для которой будет задаваться типовая операция бухгалтерии.
- В поля 3 (Дебет) и (Кредит), рис.2, ввести корреспондирующие счета, а в поле 3 (Параметр), рис.2, - параметр, определяющий сумму проводки. Параметр проводки должен соответствовать одному из значений (с1-с12). Значение параметра выбирается из списка 1, рис.4, в пульте, вызываемом нажатием кнопки 4, рис.2. На пульте рис.4 расположены:
Рис. 4
где:
- список параметров проводки и соответствующих им значений;
- переключатели, задающие знак выбираемого значения параметра;
- кнопка подтверждения выбора параметра
- кнопка завершения работы с пультом без сохранения изменений.
Работа с пультом заключается в следующем:
- в водном из списков 1, рис.4, выбирается параметр;
- включением переключателя 2, рис.4, определить знак параметра. Знак «минус» позволит выполнять сторнирующие проводки;
- подтвердить выбор нажатием кнопки 3 (Да), рис.4;
- для выхода из пульта без выбора параметра нажать кнопку 4 (Отмена), рис.4.
- При необходимости, в списке 11, рис.2, выбрать признак проводки.
- В поле 8 (Содержание операции), рис.2, ввести содержание типовой операции бухгалтерии.
- Для сохранения типовой операции нажать кнопку 10 (Записать), рис.2. Для продолжения работы без сохранения введенной информации необходимо выбрать в списке 1, рис.2, другую типовую операцию или нажать кнопку 12 (Выход), рис.2, для выхода из приложения.
Корректировка типовой операции для бухгалтерии производится аналогично описанной схеме добавления.
|
5. Настройка режимов работы с партнерами |
|
Настройка режимов работы с партнерами осуществляется на плоскости 3 (Партнеры), рис.1. Внешний вид пульта приведен на рис.5,
Рис. 5
где:
- список покупателей;
- список поставщиков;
- список для выбора месяца;
- список для выбора года;
- кнопка для отбора в списки 1 и 2, рис.5, перечня партнеров, соответствующего заданному периоду отбора;
- кнопка, устанавливающая связь между элементами аналитических деревьев "Покупатели" и "Поставщики";
- кнопка, отменяющая связь между элементами аналитических деревьев "Покупатели" и "Поставщики";
- кнопка вызова пульта быстрого поиска покупателя;
- кнопка вызова пульта быстрого поиска поставщика;
- выход из пульта.
Основное назначение пульта - установка связи между элементами аналитических деревьев "Покупатели" и "Поставщики". Данная связь позволит получать полную информацию для проведения проводки в разрезе аналитики. Например, покупатель возвращает товар. В общем случае необходимо выполнить проводку: Д62-К46 (сторно). Возврат товара на склад осуществляется через приходный ордер, а поскольку приложение "Отпуск товара" позволяет приходовать товар только от партнеров, занесенных в аналитическое дерево "Поставщики" и в архиве документов хранит код поставщика, то для разнесения аналитики необходима дополнительная информация: какой покупатель в данном случае выступает в роли поставщика. Именно эта информация может быть получена, если установлена связь.
Для установления связи необходимо:
- В списках 3 и 4, рис.5, задать период, начиная с которого будет установлена связь.
- Для заполнения списков 1 и 2, рис.5, названиями покупателей и поставщиков, соответствующими заданному периоду нажать кнопку 5 (Отобрать), рис.5.
- В списке 1 (Дерево «Покупатели»), рис.5, выбрать покупателя.
- В списке 2 (Дерево «Поставщики»), рис.5, выбрать поставщика.
- Нажать кнопку 6 (Связать), рис.5.
В дальнейшем при выделении в одном из списков 1 или 2, рис.5, партнера, для которого установлена связь, будет выделяться строка и во втором списке. Если связь устанавливалась в закрытом месяце, то она будет продублирована и в последующих месяцах, включая текущий.
Если связь была установлена неправильно и ее нужно отменить, то необходимо выполнить следующие действия:
- В списках 3 и 4, рис.5, задать период, в котором будет отменена связь.
- Для заполнения списков 1 и 2, рис.5, названиями покупателей и поставщиков, соответствующими заданному периоду нажать кнопку 5 (Отобрать), рис.5.
- В одном из списков 1 или 2, рис.5, выбрать партнера.
- Нажать кнопку 7 (Отменить связь), рис.5. Если связь отменялась в закрытом месяце, то она будет отменена и в последующих месяцах, включая текущий.
При большом перечне покупателей (поставщиков) для поиска партнера в списке можно воспользоваться пультом быстрого поиска. Для его вызова необходимо нажать соответственно кнопку 8 (Поиск покупателя), рис.5, или кнопку 9 (Поиск поставщика), рис.5. В результате на экране появится пульт, изображенный на рис.6,
Рис. 6
где:
- список партнеров;
- поле для ввода фрагмента наименования для поиска;
- кнопка выхода из пульта.
Для поиска партнера необходимо:
1. В поле 2, рис.6, ввести фрагмент наименования партнера. В результате в список 1, рис.6, будут выведены все наименования партнеров, удовлетворяющие заданному фрагменту.
2. В списке 1, рис.6, выбрать нужного партнера и нажать кнопку 3 (Выход), рис.6, или дважды щелкнуть на нужном партнере. В результате наименование выбранного партнера будет выделено в соответствующем списке.
3. Для завершения работы с пультом без выбора партнера необходимо нажать кнопку 3 (Выход), рис.6.
|
6. Работа с перечнем проводок |
|
Работа с перечнем проводок осуществляется в пульте, расположенном на плоскости 1 (Документы), рис.1. Внешний вид пульта приведен на рис.7,
Рис. 7
где:
- переключатель, позволяющий работать с перечнем проводок по приходным ордерам;
- переключатель, позволяющий работать с перечнем проводок по накладным;
- переключатели, задающие критерии отбора проводок;
- переключатель, позволяющий отбирать подготовленные, но не проведенные проводки;
- переключатель, позволяющий отбирать проведенные проводки, документы по которым были изменены после проведения проводки;
- список для задания номера счета дебета для отбора проводок;
- поля для задания периода отбора проводок;
- список для задания номера счета кредита для отбора проводок;
- список выбора названия склада для отбора проводок;
- переключатель, позволяющий работать с перечнем проводок по всем складам;
- список выбора года для отбора проводок;
- кнопка для отбора проводок по заданным условиям;
- кнопка вызова пульта выполнения проводок, по позициям выделенным в списках 15, рис.7;
- кнопка вызова пульта корректировки проводок, по позициям выделенным в списках 15, рис.7;
- списки для отображения проводок, удовлетворяющих заданным условиям;
- кнопка для удаления проводок, выделенных в списках 15, рис.7;
- кнопка формирования перечня проведенных проводок за выбранный период;
- кнопка для выделения всех проводок, отображенных в списках 15, рис.7;
- кнопка для отмены выделения проводок в списках 15, рис.7;
- кнопка для завершения работы с приложением.
Примерная схема работы с перечнем проводок в пульте рис.7 следующая:
- Задание критериев отбора проводок и их отбор.
- Выполнение проводок.
- Корректировка проводок.
- Удаление проводок.
|
|
|
6.1. Задание параметров отбора информации |
|
Приложение "Проводки по складу" позволяет работать с проводками, отражающими операции по приходу или расходу товара, как по выбранному складу, так и с проводками по всем складам.
Для выбора склада необходимо щелчком левой клавишей мыши на списке 9 (Перечень складов), рис.7, раскрыть полный список и в появившемся перечне выбрать нужный склад.
Для работы с проводками сразу по всем складам необходимо включить переключатель 10 (отмена выбора склада), рис.7.
Для выбора года, за который будут отобраны проводки, необходимо щелчком левой клавишей мыши на списке 11 (Период отбора), рис.7, раскрыть список годов и выбрать в нем нужный.
Для отбора проводок по приходу товаров необходимо включить переключатель 1 (по приходным ордерам), рис.7, для отбора проводок по расходу товаров - переключатель 2 (по накладным), рис.7.
Приложение позволяет отбирать проводки, используя дополнительные критерии: дату, номер документа, наименование партнера и корреспондирующие счета. Порядок работы с дополнительными критериями следующий:
- При включенном переключателе 3 (по дате), рис.7, ввести в поля 7 начальную и конечную даты периода отбора проводок.
При включенном переключателе 3 (по № документа), рис.7, ввести в поля 7 начальное и конечное значение для отбора проводок.
При включении переключателя 3 (по партнеру), рис.7, на экране появляется пульт, изображенный на рис.8,
Рис. 8
где:
- поле для ввода наименования партнера;
- кнопка вызова пульта быстрого поиска.
Правила работы с пультом быстрого поиска описаны далее по тексту в разделе 6.6. "Работа с пультом быстрого поиска" настоящего руководства пользователя.
- При необходимости отбора проводок по заданному счету дебета выбрать в списке 6 (Дебет), рис.7, номер счета.
- При необходимости отбора проводок по заданному счету кредита выбрать в списке 8 (Кредит), рис.7, номер счета.
Для отбора проводок с заданными параметрами нажать кнопку 12 (Отобрать), рис.7. При этом в списки будут выведены и подготовленные и выполненные проводки.
Для выполнения проводок необходимо выделить в списках 15, рис.7, одну или несколько проводок и нажать кнопку 13 (Проводка), рис.7. В результате на экране появится пульт, внешний вид и правила работы с которым описаны в разделе 8. Проведение проводок главы Главный бухгалтер руководства пользователя Бухгалтерский учет. Часть 1. Признаком успешного выполнения проводки служит наличие номера ФХД в списке 15 (Номер ФХД), рис.7.
Следует обратить внимание на некоторые особенности выполнения проводок в данном приложении:
- Если после проведения проводки была изменена типовая операция бухгалтерии, то после нажатия на кнопку 13 (Проводка), рис.7, на экране появится пульт с данными соответствующими новой типовой операции. В этом случае, при нажатии на кнопку Проводка сохранение в пульте выполнения проводки, старая проводка будет удалена, а вместо нее проведена новая.
- Если после проведения проводки вносились изменения в первичный документ, то в списке 15 (Пр.), рис.7, у данной проводки будет стоять признак изм. В этом случае, при нажатии на кнопку 13 (Проводка), рис.7, на экране появится пульт с данными соответствующими измененному документу. После нажатия кнопки Проводка сохранение в пульте выполнения проводки, старая проводка будет удалена, а вместо нее проведена новая.
- Наличие в списке 15 (Пр.), рис.7, признака част говорит о том, что приходно-расходный документ не полностью проведен по складу. В этом случае приложение не позволит выполнить проводку. Если в первичном документе, после проведения по нему проводки, появилась хоть одна позиция не проведенная по складу, то проводку с измененными данными провести невозможно. Хотя необходимые изменения можно внести самостоятельно, воспользовавшись кнопкой 14 (Корректировать), рис.7. В этом случае признак документа не изменяется. Послепроведения по складу всех позиций документа признак част будет снят.
- Если в списках 15, рис.3, было выделено несколько проводок, то после нажатия кнопки Проводка сохранение пульта выполнения проводки на экране сначала будут очищены поля и списки, а затем вновь заполнятся информацией о следующей проводке. Для отказа от выполнения проводки и возврата к пульту рис.7 необходимо нажать кнопку Выход пульта выполнения проводки. При этом отмеченными в списке останутся те проводки, которые не были проведены.
|
|
|
6.3. Корректировка проводок |
|
Приложение позволяет выполнять корректировку проведенных проводок. Для этого необходимо:
- После выделения проводки в списках 15, рис.7, нажать кнопку 14 (Корректировать), рис.7.
- В появившемся пульте выполнения проводки внести изменения в соответствии с первичным документом и нажать кнопку "Проводка сохранение".
Для выхода из пульта без корректировки проводки необходимо нажать кнопку Выход пульта выполнения проводки.
Внимание: Проводки, имеющие признаки «уд» и «изм», обязательно должны быть откорректированы. В противном случае могут быть несоответствия в отчетах по складу и по бухгалтерии.
Если в списках 15, рис.7, было выделено несколько проводок, то после нажатия кнопки Проводка сохранение пульта выполнения проводки на экране сначала будут очищены поля и списки, а затем вновь заполнятся информацией о следующей проводке. Для отказа от выполнения проводки и возврата к пульту рис.7 необходимо нажать кнопку Выход пульта выполнения проводки. При этом отмеченными в списке останутся те проводки, которые не были откорректированы.
Если после проведения проводки, первичный документ был аннулирован, то в списке 15 (Пр.), рис.7, у данной проводки будет стоять признак уд. Такую проводку можно только удалить.
Для удаления проведенных проводок необходимо:
- В списках 15, рис.7, выделить одну или несколько проводок.
- Нажать кнопку 16 (Удалить проводку), рис.7.
- Для подтверждения удаления в появившемся пульте нажать кнопку "Да", для отказа от удаления и возврата к пульту рис.7 - кнопку "Отмена". Если в списках 15, рис.7, было выделено несколько проводок, то после нажатия кнопки "Отмена" выделенными в списке останутся те проводки, которые не были удалены.
|
|
|
6.5. Дополнительные возможности при работе с перечнем проводок |
|
При работе с кнопками пульта рис.7 13 (Проводка) и 14 (Корректировать), допускается множественный выбор проводок в списках 15, рис.7. Данная процедура позволит ускорить работу с приложением. Выбор осуществляется щелчком левой клавишей мыши. Повторное выделение отмеченной строки снимает отметку.
Для выделения всех проводок в списках 15, рис.7, необходимо нажать кнопку 18 (Выделить все), рис.7. Для снятия отметки со всех выделенных проводок необходимо нажать кнопку 19 (Отменить выделенное), рис.7.
При работе с пультом рис.7 есть возможность сортировки содержимого списков в прямом и обратном порядке. Для этого используются кнопки, которые также являются и заголовками списков. По умолчанию информация в списки 15. рис.7, выводится отсортированная по возрастанию даты формирования документа. Для изменения сортировки достаточно нажать соответствующую кнопку-заголовок. Первое нажатие позволит вывести информацию, отсортированную по возрастанию, повторное нажатие - по убыванию.
|
|
|
6.6. Работа с пультом быстрого поиска |
|
После нажатия кнопки 2, рис.8, на экране появится пульт, изображенный на рис.9,
Рис. 9
где:
- поле ввода фрагмента для поиска партнера по наименованию;
- список наименований партнеров, удовлетворяющих фрагменту, заданному в поле 1, рис.9;
- кнопка подтверждения выбора партнера;
- кнопка завершения работы с пультом.
Для поиска партнера необходимо:
- В поле 1, рис.9, ввести фрагмент наименования партнера. В результате в список 2, рис.9, будут выведены все наименования партнеров, удовлетворяющие заданному фрагменту.
- В списке 2, рис.5, выбрать нужного партнера и нажать кнопку 3 (Да), рис.9, или дважды щелкнуть на нужном партнере. В результате наименование партнера отобразится в поле 1, рис.8.
- Для завершения работы с пультом без выбора партнера необходимо нажать кнопку 4 (Отмена), рис.9.